Optimach PartG
Datenschutzerklärung
Geschäftspartner/Kunden
Stand: v101
1. Einleitung
Der Datenschutz ist uns ein wichtiges Anliegen. Daher behandeln wir Ihre
personenbezogenen Daten stets vertraulich und halten uns selbstverständlich an alle
anwendbaren Datenschutzvorschriften. In dieser Datenschutzerklärung erfahren Sie, wie Ihre
personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
Diese Datenschutzerklärung gilt nur für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der
Kundenbeziehung. Für Ihren Besuch auf unserer Website beachten Sie bitte die
diesbezüglichen Datenschutzerklärungen.
1. Verantwortlicher
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Datenverarbeitung durch uns als Verantwortlicher
gem. Art. 4 Abs. 7 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Unsere Kontaktdaten sind:
Optimach PartG
Hirsauer Str. 36
67749 Offenbach-Hundheim
E-Mail: info@optimach.eu
Tel. +49 (0) 1523 650 6217
3. Begriffsdefinitionen
Soweit diese Datenschutzerklärung keine abweichende Definition beinhaltet oder impliziert,
wird im Hinblick auf die verwendeten Begriffe auf die Definitionen in Art. 4 DSGVO
verwiesen.
4. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
4.1. Im Rahmen der Kontaktaufnahme
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (z.B. per Telefon, Kontaktformular, E-Mail, Google
Chat) benötigen wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Anfrage bzw. Ihr Anliegen zu
bearbeiten. Dies sind je nach Kommunikationskanal:
● Name
● Email-Adresse
● Telefonnummer
● Benutzername
● Inhalt der Nachricht
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geschieht auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1
lit. b DSGVO.
Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind oder – im Falle von
gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – schränken wir die Verarbeitung ein. Die
Erforderlichkeit überprüfen wir alle sechs Monate.
Wir nutzen den Messenger-Chat des Anbieters Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway,
Mountain View, CA 94043, USA. Für den europäischen Raum ist Google Ireland Limited
(Gordon House, Barrow Street Dublin 4, Ireland) verantwortlich.
Im Rahmen der Nutzung der Leistungen von Google Analytics kommt es auch zu
Datenübermittlungen von Google an Konzerngesellschaften und/oder
Unterauftragsverarbeiter. In diesem Zusammenhang können die o.g. Daten in den USA
übertragen und dort gespeichert und verarbeitet werden. Google LLC ist nach dem US-EU
Data Privacy Framework zertifiziert;
https://commission.europa.eu/document/fa09cbad-dd7d-4684-ae60-be03fcb0fddf_en. Für
dieses besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission von 2023.
Weiterhin hat Google auch die Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission
einbezogen; https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj?locale=de
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google:
https://www.google.com/policies/privacy/archive/20010104-20040701/
4.2. Verarbeitung Ihrer Daten bei Terminbuchung
Wir stellen Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, online einen Termin zu buchen. Dafür
verwenden wir das Buchungstool Odoo, des Anbieters Odoo S.A., Chaussée de Namur 40,
1367 Grand-Rosière. Die Daten werden auf Servern in Belgien gespeichert.
4.3. Verarbeitung Ihrer Daten zur Vertragsbegründung/-durchführung/ -abwicklung
Wenn Sie unser Kunde sind oder werden, verarbeiten wir Daten von Ihnen, die u.U.
Personenbezug aufweisen können im Rahmen der Begründung und Abwicklung Ihres
Auftrags, sowie gegebenenfalls zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Zu den
verarbeiteten Daten gehören
● Stammdaten (z.B., Namen und Adressen),
● Kontaktdaten (z.B. E-Mailadressen und Telefonnummern),
● Vertragsdaten (z.B. in Anspruch genommene Leistungen, Vertragsinhalte,
vertragliche Kommunikation, Namen von Kontaktpersonen sowie Informationen zu
den über die Plattform bestellten und ausgelieferten Produkten)
● Zahlungsdaten (z.B. Ihre Bankverbindungen, Zahlungshistorie).
Diese Verarbeitung geschieht auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Weiter verarbeiten wir gegebenenfalls Ihre Daten über die eigentlichen Vertragszwecke
hinaus zur Erfüllung unserer rechtlichen und gesetzlichen Verpflichtungen auf Grundlage von
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung gegebenenfalls zur Wahrung berechtigter
Interessen von uns oder Dritten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Erteilen Sie uns darüber hinaus Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten
für bestimmte Zwecke, so erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art 6 Abs. 1 lit. a
DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden,
siehe Ziff. 9.
4.4. Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Administration, Finanzbuchhaltung,
Büroorganisation
Wir verarbeiten Daten im Rahmen von Verwaltungsaufgaben sowie Organisation unseres
Betriebs, Finanzbuchhaltung und Befolgung der gesetzlichen Pflichten, wie z.B. der
Archivierung. Hierbei verarbeiten wir dieselben Daten, die wir im Rahmen der Erbringung
unserer vertraglichen Leistungen verarbeiten. Die Verarbeitungsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1
lit. c. DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Von der Verarbeitung sind Kunden, Interessenten,
Geschäftspartner und Websitebesucher betroffen. Der Zweck und unser Interesse an der
Verarbeitung liegt in der Administration, Finanzbuchhaltung, Büroorganisation, Archivierung
von Daten, also Aufgaben die der Aufrechterhaltung unserer Geschäftstätigkeiten,
Wahrnehmung unserer Aufgaben und Erbringung unserer Leistungen dienen. Die Löschung
der Daten im Hinblick auf vertragliche Leistungen und die vertragliche Kommunikation
entspricht den bei diesen Verarbeitungstätigkeiten genannten Angaben.
Wir übermitteln hierbei Daten ggf. an die Finanzverwaltung, Berater, wie z.B., Steuerberater,
Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer sowie weitere Gebührenstellen und
Zahlungsdienstleister wie Banken. Dies geschieht in unserem Interesse an rechtskonformen
und effizienten Betriebsabläufen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist daher Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f
DSGVO.
5. Empfänger Ihrer Daten
5.1. Innerhalb unseres Unternehmens
Innerhalb unseres Unternehmens werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich an
die Bereiche und Personen weitergegeben, die diese Daten zur Vertragsdurchführung und
Erfüllung der gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses
benötigen.
5.2. Empfänger außerhalb unseres Unternehmens
Eine Datenübermittlung an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt nur, wenn und
soweit dies zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen, oder zur Erfüllung unseres
Vertrages erforderlich ist, oder gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder notwendig
machen, oder uns eine ausdrückliche Einwilligung von Ihnen vorliegt.
5.2.1. CRM-System (Customer-Relationship-Management)
Wir speichern die personenbezogenen Daten unserer Geschäftspartner/-kunden in einem
CRM System („Customer-Relationship-Management System“) Dies ermöglicht uns die
effiziente Organisation der eingehenden Kontakte. Wir nutzen den Dienst Odoo, des
Anbieters (Odoo S.A.), Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière. Die Daten werden auf
Servern in Belgien gespeichert.
5.2.2. Direktmarketing/Online-Marketing
Wir informieren Sie in Abständen über Produkte/neue Dienstleistungen oder andere
Neuigkeiten oder aktuelle Angebote unseres Unternehmens. Dies kann auf postalischem
Weg, per E-Mail (Newsletter), SMS oder Messengerdienst erfolgen. Wir informieren Sie
aufgrund unseres berechtigten Interesses, Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bzw. aufgrund Ihrer
ausdrücklichen Einwilligung, Art 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können der Zusendung jederzeit
durch Anklicken des Opt-out-Links in jeder E-Mail widersprechen oder per E-Mail an
(info@optimach.eu) widersprechen.
5.2.3. Buchhaltungstool
Für unsere Buchhaltung nutzen wir Odoo, des Anbieters (Odoo S.A.), Chaussée de Namur
40, 1367 Grand-Rosière. Die Daten werden auf Servern in Belgien gespeichert.
5.3. Auftragsverarbeitung
Wir haben mit allen in diesen Datenschutzhinweisen genannten externen Empfängern Ihrer
personenbezogenen Daten, die diese in unserem Auftrag verarbeiten, einen
Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art 28 DSGVO geschlossen.
6. Weitergabe Ihrer Daten im Falle einer Unternehmenstransaktion oder eines
Verkaufs unseres Unternehmens oder eines Teils davon
Es kann vorkommen, dass unser Unternehmen Gegenstand einer Unternehmenstransaktion
wird, d.h. wenn unser Unternehmen oder ein Teil davon verkauft wird oder es sich ein
Investor daran beteiligt. In einem solchen Fall ist es notwendig, dass der Käufer bzw.
Investor vorab Informationen über unsere laufenden Geschäftsbeziehungen erhält, um den
Wert unseres Unternehmens einschätzen zu können oder um die laufenden
Geschäftsbeziehungen fortzuführen.
Für den Fall einer Unternehmenstransaktion, übermitteln wir Ihre anonymisierten bzw.
pseudonymisierten Daten an den Investor bzw. einen beauftragten Dienstleister, damit dieser
den Wert unseres Unternehmens beziffern kann. Zu den übermittelten Daten gehören
Vertragsdaten (z.B. in Anspruch genommene Leistungen, Vertragsinhalte (anonymisiert bzw.
pseudonymisiert) , vertragliche Kommunikation), sowie Zahlungsdaten (z.B.
Zahlungshistorie). Die Rechtsgrundlage für diese Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Vor jeder Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt eine sorgfältige Interessenabwägung
durch uns. Hierbei wird das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an einer
werthaltigen Unternehmenstransaktion sowie das Interesse des Investors an einer
zutreffenden und fairen Preisfindung abgewogen mit Ihren Interessen an einem
verantwortungsvollen Umgang mit Ihren Kundendaten.
Im Falle des Verkaufs unseres Unternehmens oder eines Teils dessen Kunde Sie sind,
übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an den Käufer, damit dieser das mit Ihnen
bereits laufende Geschäft fortführen kann. Zu den übermittelten Daten gehören in einem
solchen Fall Ihre Stammdaten (z.B., Namen und Adressen), Kontaktdaten (z.B.
E-Mailadressen und Telefonnummern), Vertragsdaten (z.B. in Anspruch genommene
Leistungen, Vertragsinhalte, vertragliche Kommunikation, Namen von Kontaktpersonen)
sowie Zahlungsdaten (z.B., Bankverbindungen, Zahlungshistorie). Die Rechtsgrundlage für
diese Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Vor jeder Übermittlung Ihrer Daten an Dritte
erfolgt eine sorgfältige Interessenabwägung durch uns. Hierbei wird das berechtigte
Interesse des Käufers an einer Fortführung der geschäftlichen Beziehung mit Ihnen mit Ihren
Interessen an einem verantwortungsvollen Umgang mit Ihren Kundendaten abgewogen.
Zusätzlich werden wir Sie vor der geplanten Übermittlung informieren und Ihnen die
Möglichkeit einräumen, der Übermittlung Ihrer Daten an den Käufer des Unternehmensteils
zu widersprechen.
7. Übermittlung in Drittstaaten
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann in ein Drittland (d.h. außerhalb der
Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)), wenn es zur
Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO), auf
Grundlage Ihrer Einwilligung (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), aufgrund einer gesetzlichen
Verpflichtung (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO) oder auf Grundlage unserer berechtigten
Interessen (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) erforderlich ist.
Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die
Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff.
DSGVO verarbeiten. D.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage eines
Angemessenheitsbeschlusses, oder offiziell anerkannter spezieller vertraglicher
Verpflichtungen (EU-Standardvertragsklauseln
https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protectio
n/standard-contractual-clauses-scc_en ).
8. Löschung von Daten
Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO gelöscht oder
nach Art. 18 DSGVO in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.
Grundsätzlich erfolgt eine Löschung der Daten, sobald diese für die Erreichung des
angegebenen Zwecks nicht mehr erforderlich sind, Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO. Alle für
Vertragszwecke verarbeiteten Daten werden für die Dauer der gesetzlichen
Verjährungsfristen (z.B. 195 ff. BGB) aufbewahrt. Diese beträgt in der Regel 3 Jahre, in
besonderen Fällen bis zu 30 Jahre.
Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere, gesetzlich zulässige Zwecke
erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und
nicht verwendet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen
aufbewahrt werden müssen.
Nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland erfolgt die Aufbewahrung bzw. Speicherung
insbesondere von Büchern, Aufzeichnungen, Lageberichten, Buchungsbelegen, Handelsund Geschäftsbriefen sowie für Besteuerung relevante Unterlagen, etc. nach
Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) für zehn Jahre.
9. Ihre Rechte
Betroffenenrechte:
● auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
● auf Berichtigung bzw. Vervollständigung gemäß Art. 16 DSGVO
● auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
● auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
● auf Mitteilung gem. Art 19 DSGVO
● auf Datenübertragbarkeit gem. Art 20 DSGVO
Beschwerderecht:
gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können
Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes
oder unseres Unternehmenssitzes wenden.
Widerrufs- und Widerspruchsrecht:
● Widerruf von erteilten Einwilligungen
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen dazu erteilten
Einwilligung gem. Art 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht uns ggf.
erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Möchten Sie von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, können Sie uns das per
E-Mail an [info@optimach.eu] mitteilen. Alternativ stehen Ihnen dazu auch die oben
unter Ziffer 2. genannten Kontaktdaten zur Verfügung.
● Widerspruch bei Verarbeitung auf Grundlage von berechtigtem Interesse
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage unserer berechtigten
Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht,
gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus
Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung
richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne
Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, können Sie uns das per
E-Mail an [info@optimach.eu] mitteilen. Alternativ stehen Ihnen dazu auch die oben
unter Ziffer 2. genannten Kontaktdaten zur Verfügung.
10. Sicherheitsmaßnahmen
Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen
entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der
Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten
gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff
unberechtigter Personen zu schützen. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere
die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server.
11. Änderungen der Datenschutzbestimmungen
Wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzerklärung zu ändern, falls dies aufgrund
neuer Technologien oder Änderungen unserer Datenverarbeitungsprozesse notwendig sein
sollte oder um sie an Änderungen der für uns maßgeblichen Rechtslage anzupassen. Dies
betrifft jedoch nur diese Datenschutzerklärung. Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten
auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung verarbeiten oder Bestandteile der
Datenschutzerklärung Regelungen des Vertragsverhältnisses mit Ihnen enthalten, erfolgen
etwaige Änderungen nur mit Ihrer Zustimmung.
Die jeweils aktuelle Fassung unserer Datenschutzerklärung sowie deren Änderungshistorie
können Sie unter [info@optimach.eu] nachvollziehen.